重庆市綦江区黑山镇人民政府
关于进一步做好精准扶贫档案工作有关事项的通知
黑山府发〔2020〕18号
各村（居），机关各部门：
为进一步规范我镇精准扶贫档案工作，高质量完成2014—2019年扶贫档案资料的收集整理，经黑山镇党委、政府同意，现将《关于进一步做好精准扶贫档案工作有关事项的通知》印发
你们，请遵照执行。
重庆市綦江区黑山镇人民政府
2020年8月19日
一、组织保障
黑山镇精准扶贫档案工作由镇党委委员、武装部长、副镇长刘先泽同志分管，镇农业服务中心牵头，镇扶贫办工作人员杨祎具体负责，各部门、各村（社）进行协助。扶贫档案工作经费由扶贫专项资金据实保障。
二、整理归档要求
（一）镇（村）文书档案。镇（村）精准扶贫文书档案按照《关于做好精准扶贫档案收集整理有关工作的通知》（渝档发〔2017〕4号）要求整理，档号加“JZFP”字样。镇（村）2020年8月25日前完成2014－2019年的精准扶贫文书档案归档。
（二）镇项目档案。镇精准扶贫项目档案严格按照《关于做好精准扶贫档案收集整理有关工作的通知》（渝档发〔2017〕4号）文件要求收集整理归档，所有项目档案应在项目竣工验收后3个月内完成整理归档。
（三）镇（村）照片档案。照片档案按照年度和保管期限分类，照片档案保管期限分为永久（Y）、定期（D30和D10），档号格式为：全宗号－JZPF－ZP·2019－D30－0001，其中“JZPF”表示精准扶贫；“ZP”为照片档案代码；“2019”表示照片年度，若2018年照片则用数字“2018”表示；“D30”表示定期30年保管期限代码，若为保管期限为永久则用字母“Y”表示。精准扶贫照片档案要求从2014年开始归档，镇（村）在2020年8月25日前完成2014－2019年精准扶贫照片档案归档。
三、相关制度
（一）档案人员岗位职责
1、认真学习、宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规。认真学习档案专业知识，管理科学知识，钻研业务，不断提高档案业务理论水平。
2、严守党和国家秘密。对密级档案内容，不泄密，不失密，确保档案的安全。
3、督促、检查、指导所属机构做好文件的整理、立卷、归档等工作，检查、验收归档文件材料是否完整、准确、系统、是否符合各类档案工作规范。
4、做好各类档案的接收、整理、建账、建卡、保管、统计、编研等工作，参加档案鉴定和销毁工作。
5、编制各类档案的检索工具和各类参考资料，积极开展咨询服务和提供利用工作，做好档案的借阅、利用等管理工作。
6、做好档案库房的管理和各种仪器设备的维护、使用。
7、认真开展档案安全工作，确保档案安全。
（二）档案保密制度
1、档案工作人员必须执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密规章制度。
2、档案人员不得擅自带非档案工作人员进入档案室，更不得让其自己翻阅柜内档案。
3、不得在公共场所谈论档案秘密，严禁私人通讯中涉及档案秘密。
4、档案管理人员不得将档案擅自带出档案室，因工作需要携带档案外出，必须经单位主管领导批准并采取有效的安全、保密措施。
5、严格执行档案利用制度，查借阅档案一律要严格按规定履行手续，不得擅自扩大借阅范围。
6、严格执行档案文件的翻印、复印规定。必须复印者则须经单位主管领导同意，并按有关规定执行。
7、对到期档案进行鉴定，并按要求办理档案销毁手续。销毁到期档案手续必须健全。销毁时需两人以上监督。
8、建立档案保密检查制度。定期开展档案保密教育。档案每半年进行一次保密检查，发现问题要及时采取有效措施，确保档案机密的安全。
（三）档案鉴定销毁制度
1、档案鉴定、销毁工作责任重大，是确定档案存毁的一项重要工作，必须坚持全面、历史、发展的观点对档案进行甄别和判定。
2、档案鉴定按照规定的鉴定工作原则和标准进行。成立档案鉴定领导小组，制定周密鉴定计划，使鉴定工作有计划、有步骤地进行。
3、在鉴定工作中，必须逐卷逐件进行审定，对仍有查考价值、需要继续保存的档案，要按规范另行组卷、编目。
4、鉴定工作结束后，应写出鉴定报告由主管领导签发，并纳入全宗卷进行管理。
5、对确无保存查考价值和保管期满无需继续保存的档案，列为销毁档案并造具销毁清册。同时写出销毁报告，报上级领导机关同意后方可销毁。
6、批准销毁的档案，必须派专人专车及时运往保密机关指定的销毁地点进行销毁处理，且要有两人监销，销毁完毕，监销人应在销毁清册上写明销毁的时间地点并签名盖章。
7、对已作销毁处理的档案，必须在相应的《案卷目录》等清册上注明“已销毁”字样。
（四）档案保管制度
1、档案库房必须配有防盗、防光、防尘、防火等 “八防”安全措施，档案柜内配放防虫、防霉药品。
2、档案库房内必须配有必要的设备，档案管理人员要做好库内外温湿度记录与控制。根据气候条件，采用机械或自然通风方式，保证库内温湿度严格达到国家标准。
3、档案室档案严格实行专人保管责任制。谁保管、谁负责，无关人员不得擅自进出档案室。
4、坚持库房清洁卫生制度；原则由管库人员每周清扫一次，任何人员进入库房必须换鞋，严防将泥土杂物带入库房。
5、档案室内严禁堆放易燃易爆品和其他杂物。
6、档案保管人员要做好定期检查工作，发现隐患要及时处理，并定期向领导汇报档案保管状况。
7、档案保管人员必须严格遵守保密制度。
8、档案保管人员要熟悉档案，随时做好档案收进移交的登记工作；在工作调动时，必须办好交接手续，移交清册，并对保管期内的一切情况负责。
（五）档案利用制度
1、本单位人员查询档案，须持本人身份证，经办公室审批同意后，可查阅本单位未涉密档案。
2、非本单位人员查询档案，须持本人身份证、单位绍信，经局领导同意后，可查阅本单位未涉密档案。
3、利用档案者应自觉维护档案的原貌，不得乱涂乱改，任意抽取，剪裁和折毁档案，违者按照《档案法》等有关规定处理。
4、为利用者提供档案，根据档案的重要性，尽量以复制件代替原件，档案原件一般不得外借。
5、凡利用者查阅档案后，应认真填写好利用效果登记表。
6、查阅档案时，应在指定的地点阅读或摘抄。所摘抄的内容，如系起凭证作用，须经档案管理人员核对并加盖公章后方能生效。
（六）文件材料归档制度
1、本单位全部档案资料实行集中统一管理。
2、归档范围：凡是本单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料均应归档，并按照国家档案管理有关规定收集和整理。
3、归档时间：一般应在次年六月底将上一年度办理完毕的具有保存价值的文件材料分类归档整理，编目装订，系统排列，并向档案室移交。
4、归档要求：
（1）应当归档的文件材料必须齐全完整；
（2）归档文件材料应当按规定分类归档整理，归档文件的整理符合有关规范规定要求，编制检索工具；
（3）档案移交必须编制移交目录，交接双方履行点交和签字手续。
5、本单位形成的全部电子档案（电子文件）均应纳入归档范围，并按照国家、省、市关于电子档案管理暂行办法进行整理、编目和保管。
（七）档案统计制度
1、要及时地对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁以及档案工作人员、机构、经费、库房、设备等情况进行登记，每年一次对各方面进行认真统计，做好年报表。
2、严格执行国家和系统内所规定的统计计量单位和报表格式，做到数字准确，字迹工整，不得潦草和涂抹，使档案统计工作标准化。
3、档案工作人员要加强档案统计工作的责任心和使命感，建立科学的档案统计工作制度。
4、搞好档案统计分析，及时掌握档案和档案工作情况。
（八）档案移交制度
1、本单位档案数据实行集中统一管理。各科室形成的各类文件材料，按要求归档完毕后，及时向综合档案室移交。
2、移交的档案资料，要保证按归档要求，做到整理规范，档号编制规范，编目清晰，并编制好移交清册。移交档案时，档案目录（含电子目录）一并移交。
3、移交人员同档案人员在综合档案室办理交接手续。综合档案室的档案工作人员对照移交清册，对移交人员移交的档案逐一进行核对，确认无误后，双方在《档案交接文据》上签字。《档案交接文据》一式两份，双方各执一份。
4、综合档案室的档案工作人员根据要求，对不符合移交质量的档案，有权要求移交人员重新整理后再移交。
5、综合档案室的档案工作人员要按规定向区档案馆移交本档案室到期应移交进馆档案，并完善相关移交手续。
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